Müssen eMails archiviert werden ?

von Uwe Goldstein

Ein Backup ist keine Archivierung!

Bild von Gerd Altmann auf pixabay

Viele Unternehmer wissen nicht, ob sie eMails archivieren müssen und, wenn ja, welche eMails und wie lange. SymService hilft Ihnen bei der Umsetzung.

Grundlagen

In der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)  sind die rechtlichen Grundsätze zur eMail-Archivierung definiert.

Backup oder Archivierung

Ein Backup ist eine Speicherung von Daten für kurze Zeit, um sie bei Datenverlust wieder herstellen zu können. Eine Archivierung ist das Speichern von Daten auf einem separaten Datenträger. Sie dient der Dokumentation und dem Genügeleisten der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

Wann muß eine eMail archiviert werden ?

Für alle eMails, die als Geschäftsbrief oder  als Buchungsbeleg fungieren gilt die Aufbewahrungspflicht. Ebenfalls archivierungspflichtig sind eMails, die als Transportmittel für Rechnungen dienen und weitere Informationen zu der angehängten Rechnung haben. Das gilt auch für GERO (Ganz einfach Rechnung Online) von SymService. Hier schicken Sie sich die Rechnung automatisch an sich selbst als Kopie.

Veränderbarkeit

Entscheidend ist, dass die eMails unverändert und unveränderbar gespeichert (archiviert) werden. Eine Kopie in einem einfachen Filesystem reich hier nicht aus. Sie müssen zumindest mit weiteren Sicherheitsmaßnahmen unveränderbar gemacht werden. Bevorzugt leisten das Archivierungssysteme, wie das DMS von SymService, wo die Unveränderlichkeit nachgewiesen und alle Veränderungen bis zum endgültigen Dokument über die Versionsverwaltung nachgehalten werden können.

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